Volgen

Verkorte handleiding evisit 3.08

Inleiding

 

Download de verkorte handleiding

 

Evisit ondersteunt bij de organisatie van evenementen. Dat doen wij voor kleine evenementen zoals klantendagen met enkele tientallen bezoekers maar ook voor grotere evenementen als een meerdaags congres met duizenden (betalende) bezoekers.

 

De ondersteuning bestaat uit bezoekersregistratie, eventmarketing en managementinformatie. Met bezoekersregistratie ontzorgen wij door het uitnodigingstraject, eventsite, ticketing en de registratie te verzorgen. Eventmarketing geeft je de instrumenten om de doelgroep te bereiken. Managementinformatie geeft inzicht in het verloop van jouw event, van uitnodiging tot en met bezoek, via grafische rapportages.

 

Deze handleiding is geschreven om u, onze klant, op weg te helpen bij het zelfstandig inrichten van evisit ten behoeve van uw evenement. In dit document worden van A tot Z alle stappen beschreven die gezet moeten worden om een registratietraject op te zetten.

 

Woorden die in dit document met * worden aangegeven worden nader toegelicht in de begrippenlijst. Deze vind je hier. Tevens zijn er voor de inrichting extra instructies geschreven. Deze vind je hier.

 

Wij wensen je veel plezier en succes met het doornemen van deze handleiding. Indien je tussendoor vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

 

Het evisitteam staat voor jou klaar!

 

 

 

INHOUDSOPGAVE

PROJECT AANMAKEN
PROJECT BEHEREN
PROJECT INRICHTING
INRICHTING EVENT
SJABLONEN
E-TICKETS EN BADGES
SESSIES
REGISTRATIEFORMULIER
REGISTRATIE URL’S
RELATIES
RELATIES
SYSTEEMBERICHTEN
MAILINGS
ENQUÊTES
REGISTRATIEWEBSITE
SMS-BERICHTEN
RESULTATEN
BEZOEKERS
SESSIEBEZOEKERS
SELECTIES
FINANCIEEL*
STATISTIEKEN
ENQUÊTERESULATEN
HELPDESK

 

Project aanmaken

De eerste stap richting het opzetten van een registratietraject is het aanmaken van het project* (lees ook event) en het project vervolgens koppelen aan de juiste organisator*. Op die manier zorg je ervoor dat het project beschikbaar komt in evisit.

Nadat een project is aangemaakt, kun je met de inloggegevens van de gekoppelde organisator het event inrichten en beheren. Hoe je een project aanmaakt vind je in ‘Hoe maak ik een project aan in evisit’.

 

 

 

Project beheren

In evisit, onder Instellingen, kun je al de aan jouw organisator toegewezen projecten beheren en wijzigingen op projectdata doorvoeren (denk aan het wijzigen van de eventdatum, afzender naam/email). Je selecteert het te beheren project middels het potlood. Welke aanpassingen die je daar precies kunt uitvoeren word toegelicht bij ‘Hoe pas ik de gegevens van mijn project aan’.

 

 

Project inrichting

In de menubalk links bovenin zie je van links naar rechts: Inrichting event, Relaties/exposanten, Communicatie, Resultaten en Helpdesk. De volgorde van dit menu (van links naar rechts) is belangrijk voor het inrichten en het beheren van een project. We starten helemaal links:

Inrichting event

 

 

Sjablonen

Hier maak je de e-ticket en badge sjablonen* aan, waarin je de PDF versie van één van beide toevoegd. Deze voeg je toe, zodat er een opgemaakt ticket bij de deelnemer terecht komt. Klik hier voor de instructies om een sjabloon aan te maken.

 

E-tickets en badges

Hier maak je de e-tickets* aan die op de website aangeboden worden en worden verzonden naar de deelnemers. Aan te maken gegevens zijn bijvoorbeeld de naam van het ticket, aantallen, welk sjabloon koppel je, de prijs, omzetten naar een badge* etc. Dit is allemaal ten behoeve van de toegang tot het event.

Klik hier voor de instructies om een e-ticket aan te maken.

 

Sessies

Voeg (betaalde) sessies* toe aan het hoofdprogramma van het event. Denk hierbij aan workshops die tijdens het event plaatsvinden maar waar wel een maximaal aantal deelnemers aan verbonden is.

Klik hier voor de instructies om een sessie toe te voegen.

 

Registratieformulier

Hier maak je het registratieformulier* door attributen* actief/verplicht aan te geven en eventueel extra vragen toe te voegen. Dit registratieformulier komt later op de website te staan. Tevens stel je hier de einddatum van kaartverkoop in.

Klik hier voor de instructies om het registratieformulier aan te maken.

 

Registratie URL’s

 

Maak hier je URL(’s)* aan. Je geeft de URL een naam en stelt alle aanmeldopties (denk bijvoorbeeld aan welke kaarten je toont op de website) in. De opties die in de URL aangemaakt wordt, worden op de registratiepagina getoond. Dit geldt automatisch voor de standaard attributen (naam en mailadres) in het registratieformulier.

 

Klik hier voor de instructies om een Registratie URL aan te maken.

 

Na het instellen van alle/enkele van bovenstaande opties, heb je het registratie gedeelte van het project ingericht. Met de nieuw aangemaakte URL kun je zelfs je registratieproces al testen! Wij raden om hier alvast te testen of de juiste e-tickets getoond worden, de juiste (extra) vragen gesteld worden en of de eventuele teksten in de verschillende stappen juist getoond worden. Alles was nog niet klopt kun je uiteraard middels de potloden wijzigen en opslaan.

 

Relaties

 


Hier kun Relaties en/of exposanten toevoegen aan het project.

 

Relaties

In de taal van evisit en projectinrichting zijn Relaties* de mensen/klanten die uitgenodigd worden voor het evenement. Deze personen zijn dus nog niet aangemeld maar doen dit via de registratiepagina die jij op hebt gezet. Om ervoor te zorgen dat je deze mensen een uitnodiging kunt sturen, moet je hen importeren of handmatig toevoegen (dat ligt aan het aantal). Zoals je ziet als je dit scherm opent zijn er twee knoppen:

 

 

Middels de knop Importeren en exporteren kun je de genodigden automatisch uploaden (dus importeren) in evisit. Middels de knop Relatie toevoegen maak je handmatig een relatie aan.

 

Klik hier voor de handleiding voor het importeren.

Klik hier voor de handleiding voor het handmatig toevoegen.

 

Communicatie

 

 

Onder communicatie vind je alles wat te maken heeft met de communicatie die vanuit evisit naar klanten verzonden kan worden. In bovenstaande afbeelding is al te zien van welke soorten je gebruik kan maken. Op deze en de volgende pagina(s) worden de verschillende opties kort toegelicht.

 

Systeemberichten

 

Bij de systeemberichten* stel je de teksten in die in de bevestigingen voor aan- en afmelden moeten komen te staan.

 

Klik hier voor de instructies om systeemberichten op te maken.

 

Mailings

 

Hier maak je mailings* zoals uitnodigingen, reminder, bedankmails en alle andere e-mails die je buiten de bevestigingen wilt versturen.

 

Klik hier voor de instructies om een mailing op te maken.

 

Enquêtes

 

Het woord zegt het al: hier kun je enquêtes* aanmaken welke op een pagina van de website geplaatst kunnen worden. Het aanmaken van vragen in een enquête werkt op dezelfde manier als bij het registratieformulier. Een handleiding vind je hier.

 

Klik hier voor de instructies om een enquête aan te maken.

 

Registratiewebsite

 

Het opmaken van een registratiewesite* is niet van toepassing. Dit stuk inrichting wordt gedaan door Amgate.

 

Sms-berichten

 

Indien je een sms-bericht naar je relaties of bezoekers wilt sturen, neem dan contact op met Amgate.

 

Resultaten

 

 

Onder Resultaten vind je alle resultaten van aanmeldingen/enquêtes terug. Dit in statistieken, namen, financieel enzovoorts.

 

Bezoekers

 

Hier zie je de gehele lijst met bezoekers* (aangemelde relaties/klanten) en het aantal. Tevens kun je hier ook de gegevens van een bezoeker aanpassen of een bezoeker toevoegen.

Klik hier voor instructies voor het aanpassen van bezoekersgegevens.
Klik hier voor instructies voor het handmatig toevoegen van een bezoeker.

 

Sessiebezoekers

 

Hier zie je de gehele lijst met sessiebezoekers* die zich ook hebben aangemeld voor, indien zo ingericht, een sessie/workshop. Ook hier kunnen gegevens aangepast worden. Dit werkt hetzelfde als bij Bezoekers.

 

Selecties

 

Bij selecties* kun je dezelfde selecties maken als bij mailings. Deze selecties kun je opslaan ten behoeve van mailings of je kunt bijvoorbeeld de relaties/bezoekers in de selectie in één keer verwijderen.

 

Lees voor de instructies om een selectie te maken de instructies van het opmaken van een mailing.

 

Financieel*

 

Hier zie je de opbrengsten van de tickets die aangeboden worden. Uiteraard worden hier alleen bedragen getoond wanneer er voor de e-tickets betaald moet worden.

 

Statistieken

 

Hier zie je per e-ticketsoort hoeveel er verkocht/besteld zijn, op welke dag, in welke week en hoeveel er nog over zijn. Tevens zie je hier de scanresulaten na scannen van de e-ticket. Dus hoeveel er op welk tijdstip, totaal en wat de no show is.

 

Enquêteresulaten

 

Hier kun je zien en exporteren welke antwoorden bezoekers gegeven hebben op de enquêtevragen.

 

Helpdesk

 

 

 

Hier vind je alle gegevens van bezoekers: wanneer aangemeld, welke kaart, status betaling, barcode en je kan hier een factuur en het ticket downloaden, zodat deze bijvoorbeeld handmatig nagezonden kunnen worden.

 

Dit geldt voor Bezoekers, Sessiebezoekers en Exposanten.

Klik hier voor de instructies om een e-ticket te downloaden.

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 1
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

0 Opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.